Effektiv(e) E-Mails schreiben

vor 2 Jahren

alt text Lange E-Mails sind ein unnötiger Zeitaufwand der in vielen Unternehmen leider immer noch an der Tagesordnung steht. Es ist wichtig sich im Vorfeld zu überlegen, wie du auch im größten Stress effektiv E-Mails schreiben kannst. Denn nur effektiv E-Mails schreiben hilft dir und deinem Team dabei, auch weiterhin produktiv arbeiten zu können.

Effektiv E-Mails schreiben will gelernt sein. Viele der häufigsten Fehler geschehen dabei immer noch unbewusst. Und deswegen ist es umso wichtiger, sich für das Thema zu sensibilisieren.

Weniger ist mehr. Mit dem nötigen Fokus E-Mails schreiben.

Zu Beginn gilt es schlichtweg herauszufinden, was der eigentliche Nutzen der E-Mail ist. Möchte ich mein Gegenüber kurz informieren oder lediglich mit Informationen überhäufen, sodass die erwartete Entscheidung nur erschwert wird.

Wer viel schreibt kann viel zu sagen haben. Allerdings ist es fragwürdig, ob diese Informationen alle für diese E-Mail relevant sind. Vielleicht ist es sinniger, die verschiedenen Themen oder Häppchen lieber in verschiedene E-Mails zu verlegen. Viel Text sorgt schnell für Langweile im Kopf. Obwohl man noch aufmerksam die Worte liest, geht die Bedeutung in den unendlichen Weiten der eigenen Gedanken verloren. Das Resultat daraus kann sein, dass man die E-Mail dann erneut lesen muss.

Mut zur Selbstkontrolle

Deswegen ist es umso wichtiger den Aufwand zu betreiben, den Inhalt der eigenen E-Mail zu hinterfragen. Wer gute E-Mails schreiben möchte, muss sehr stark am Nutzen der Mail schreiben und sich nicht in Wortketten verirren. Dies könnte nämlich verhindern, dass die E-Mail als sinnig und nachvollziehbar empfunden werden kann. Deswegen gilt: „weniger ist mehr“. Der Fokus ist wichtig und sollte nicht vernachlässigt werden.

Weiterhin findet man durch eine möglichst kurze E-Mail auch schnell heraus, ob man selbst das Thema verstanden hat. Sie deckt auch auf, ob man nicht wichtige Aspekte vergessen haben könnte. Denn wenn man sich in wenigen Worten/Sätzen ausdrücken muss, verliert man selbst nicht so schnell den Überblick und kann auch schnell prüfen, ob alle relevanten Daten in der E-Mail vorhanden sind.

Die ersten Worte sind die wichtigsten.

Manchmal muss eine gewisse Länge versandt werden. Hier kann natürlich notwendig sein, die Informationen möglichst detailiert zu umschreiben oder ähnliches. Es geht beim effektiv E-Mail schreiben auch nicht, konstant alles wegzuschneiden was eventuell doch relevant sein könnte, sondern sich tatsächlich auf die Funktion der eigenen E-Mail zu fokusieren.

In jedem Fall ist eine der besten Methoden, eine effektive E-Mail zu schreiben, eine Art Kurzbeschreibung zu Beginn der E-Mail zu verfassen.

Der Leser soll sofort wissen, worum es geht und was man mit dieser E-Mail von ihm erwartet wird. Eine kleine Einführung in das Thema ist in jedem Fall lohnenswert und bietet ein erhöhtes Potenzial zur Zeitersparnis. Denn wer zu Beginn sofort weiß, dass es in dieser E-Mail um seine Meinung geht, liest aufmerksamer als jemand der erst zum Ende hin versteht, dass die eigene Meinung gefragt ist.

Insofern ist es ganz wichtig zu Beginn der E-Mail in 2 kurzen Sätzen zu erläutern, worum es geht und was mit dieser E-Mail bezweckt wird. Somit sind alle Teilnehmer direkt informiert und haben die Möglichkeit direkt optimal zu reagieren.

Simple, kurze und einzigartige Betreffzeilen sind besser wiederzufinden.

Wer im größten Stress schonmal nach einer extrem wichtigen E-Mail gesucht hat die im Nachrichtentext lediglich das Kürzel „FYI“ (For Your Interest) stehen hat, mit einem Betreff wie „WG: Wichtige Info“, wird genau wissen, was damit gemeint ist.

Die Wiederauffindbarkeit einer E-Mail im Wulst des eigenen Posteingangs ist ein nicht zu vernachlässigender Faktor. Denn durch das schnelle Wiederfinden einer E-Mail spart mein Gegenüber in jeder Situation extrem viel Zeit und kann sich auf das was er wirklich erledigen muss konzentrieren. Weiterhin senkt diese Schnelligkeit natürlich auch das Frustlevel wodurch eine Zusammenarbeit eher als positiv eingestuft wird.

Doch wie sieht eine optimale Betreffzeile aus? Denn durch spezifische Themen wird es meist immer schwerer herauszufinden, was in die eigene Betreffzeile genommen werden sollte.

Empfänger-optimierte Betreffzeilen schreiben

Hier gibt es verschiedene Ansätze. Beispielsweise bietet eine Deklaration um eine E-Mail einem Projekt zuzuordnen, die Möglichkeit Projekt- oder Themenrelevant zu filtern. Hierfür lässt sich das Format: „[Projekt XY] Abstimmung zum Workshop“ nutzen.

Den größten Fehler, der in vielen Unternehmen noch stark vertreten ist, ist der Missbrauch der Betreffzeile. Wenn ich beispielsweise über eine noch offene Aufgabe informieren möchte, werden diese Informationen gerne einmal in die Betreffzeile geschrieben, um dann im Nachrichtentext (wenn überhaupt) das Kürzen „kT“ (kein Text) zu vermerken.

Eine Betreffzeile muss hier allerdings ein Thema angeben und ist kein Ersatz für einen kurzen Anruf oder eine ausformulierte E-Mail. Gerne wird beispielsweise auch in der Betreffzeile in ganzen Sätzen geschrieben. Dies hat dabei allerdings zur Folge, dass der Empfänger den Inhalt (und damit den Zweck) dieser E-Mail nicht nachvollziehen kann, da der Betreff abgeschnitten und der Bildschirm zu klein ist, alle Daten vorzufinden.

Insofern gibt es auch hier wichtige Tipps an die man sich halten sollte, wenn man effektiv E-Mails schreiben möchte.

Die Betreffzeile sollte das Thema angeben, keine Schmuckworte oder ähnliches haben und klar und deutlich zu verstehen geben, worüber diese E-Mail handeln wird. Wenn der Empfänger den Informationsgehalt der E-Mail bereits aus der Betreffzeile lesen konnte ist es wahrscheinlich sinniger, einfach direkt anzurufen und das Thema verbal zu klären.

Versuche dich klar und direkt auszudrücken.

Bei der richtigen Wahl der Betreffzeile bereits etwas vorgegriffen, ist es natürlich auch im Nachrichtentext selbst unerlässlich, sich klar und verständlich auszudrücken. Kein Mensch möchte eine E-Mail als eine Art Doktorarbeit lesen müssen und dann erst einmal 2 Stunden der eigenen Zeit mit Googlen verbringen müssen. Gerade beim Medium E-Mail ist es wichtig schnell und ohne Vorkenntnisse zu wissen, worum es geht.

Je klarer und kürzer man es schafft, auch ein komplexes Thema darzustellen, desto sicherer kann man sich sein, dass die Kommunikation keine bösen Erwachen mit sich bringen wird. Viele Dinge, die in manchen E-Mails stehen sind eher als Grundlage für ein wichtiges persönliches Gespräch zu sehen statt als als einfache Nachricht. Es muss sich um kurze und schnelle Nachrichten handeln, so kann man sich sicher sein, dass jede Person sämtliche Informationen korrekt auffassen konnten.

Wer aus diesem Grund bereits die Textlänge unter Kontrolle hat, kann sich nun vom Inhalt her fokussieren und genau klar definiert sämtliche Inhalte mit seinen Gesprächspartnern teilen. So weiß sofort jeder, worum es geht und kann sich somit ideal am Gespräch beteiligen.

Formatiere auf einfachste Weise

Neben dem schönen Spruch, dass Satzzeichen keine Rudeltiere sind, ist es genauso unproduktiv die eigene E-Mail mit Sonderformatierungen zu übersähen. Es ist weniger aussagekräftig einen ganzen Absatz fett markiert zu haben als daraus 3 oder 4 der wichtigsten Textpassagen. Empfehlend wäre hier gesagt, dass man sich tatsächlich bis zu 4 Wortketten heraussucht die die Grundaussage des Absatzes transportieren oder polarisierend interpretiert werden könnten.

Noch ein paar Tipps am Rande

Die Zeitersparnis für die Zusammenarbeit mit Kunden, Kollegen oder anderen Partnern, sollte durch bessere E-Mails stark zunehmen und sich positiv auf die gemeinsame Kommunikation auswirken. Der Fokus auf das Wesentliche hilft dabei ungemein und bietet somit weiteres Potenzial zur Verbesserung der Zusammenarbeit.

Dennoch ist es wichtig, sich auch im „drumherum“ um eine stetige Verbesserung zu bemühen. Wichtige Kleinigkeiten können entscheidend sein, über den Ausgang einer Unterhaltung. Hierbei geht es meist um Nuancen allerdings können es auch ganz platte und offensichtliche Dinge sein, die eine Konversation abrupt beenden können.

Bessere Termine planen

Wie bei einer guten E-Mail muss man sich genau solche Gedanken über die Terminplanung machen. Es ist wichtig im Vorfeld zu klären, ob ein Meeting für alle Beteiligten tatsächlich die effektivste und beste Maßnahme ist, ein Thema zu besprechen.

Es ist eine allgemein bekannte Krankheit, dass sich in vielen Unternehmen viel zu oft für unsinnige Themen zusammengesetzt wird. Die Gespräche werden meist künstlich in die Länge gezogen und oftmals wissen die Beteiligten auch gar nicht, worum es genau im Meeting gehen soll.

Aus diesen Gründen besteht die beste Methodik darin, sich im Vorfeld genaue Gedanken zum bevorstehenden Meeting zu machen. Dies geschieht idealerweise über die Planung einer Agenda mit der Angabe der zu erreichenden Ziele. Anhand dieser besprechungsrelevanten Punkte lässt sich das Meeting Stück für Stück nachvollziehen und auch Notizen lassen sich somit besser strukturieren.

Der dennoch beste Grund für eine strukturierte und vordefinierte Einladung zum Termin ist die Tatsache, dass sämtliche Beteiligten genau wissen, worauf sie sich mit dieser Besprechung einlassen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Zeit für alle Beteiligten effektiv genutzt werden kann. Auch wenn es während des Gesprächs etwas abschweifen könnte.

Reihenfolge des Schreibvorgangs

Wie bereits beschrieben ist es wichtig, sich über den Zweck einer E-Mail bewusst zu werden. Direkt danach ist es wichtig, sich an ein einfaches Muster des Verfassens zu halten und hier eine Konsistenz beizubehalten.

Eine der besten Empfehlungen beim E-Mails schreiben ist es beispielsweise selbst bei einfachen Antworten sämtliche Empfänger aus der E-Mail zu entfernen oder erst gar nicht einzutragen. Oft passiert es, dass man seinem Gegenüber eine falsche oder gar unfertige E-Mail zusendet und danach direkt eine weitere zusenden muss mit dem Hinweis, was denn schief gelaufen ist. Die Wirkung einer solchen Korrespondenz ist gerade im professionellem Umfeld als negativ zu werten.

Unprofessionell und eventuell sogar inkompetent auf seinen Gesprächspartner zu wirken ist ein Fehler, der einem niemals passieren darf. Gerade nicht bei einer Erstkommunikation. Wenn einem potenziellen Kundenstamm eine falsche E-Mail zugesandt wird, wird es schwierig, diese Feuerschneise wieder zu begrünen.

Aus diesem Grund ist es ratsam, sämtliche Empfänger erst einzutragen, wenn man den Nachrichtentext vollständig zu Ende formuliert und die eigene E-Mail (in ihrer Gänze) noch einmal Korrektur gelesen hat.

Beibehalten von Konsistenz

Es gibt viele Dinge die man beim E-Mails schreiben nicht tun sollte. Einer dieser Punkte ist, die nötige Konsistenz nicht beizubehalten und jede E-Mail anders zu gestalten als die vorherigen E-Mails. Der Leser kann sich somit nicht auf den eigentlichen Inhalt konzentrieren. Es ist somit erforderlich, die Nachricht immer wieder erneut zu interpretieren.

Während viele bereits die Grußformel möglichst identisch halten ist es besser diese möglichst zu personalisieren und als eigenen Inhalt zu betrachten. Nur wenn ich persönlich und authentisch mit meinem Partner kommuniziere kann dieser auch feststellen, ob die Zusammenarbeit gefällt oder nicht. Dies gibt hier eine klare Botschaft.

Viele Programme trennen sogar die Signatur gezielt ab und bilden nur den tatsächlichen Nachrichtentext ab. Das bedeutet, die eigene E-Mail kommt beim Empfänger ohne Grußformel oder den eigenen Namen an, außer der Empfänger bestätigt das Einblenden dieser Informationen, was man von ihm wohl niemals verlangen oder gar erwarten sollte.

Fazit

Effektive E-Mails sind in der heutigen Zeit unumgänglich. Ein Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Partner im Allgemeinen wirkt durch eine unüberlegte oder überfrachtete E-Mail eher als unprofesioneller Gesprächspartner und wird verständlicherweise eher gemieden. Wer somit mit anderen professionell arbeiten möchte, sollte im Vorfeld schlicht mehr Zeit in die eigentlichen Gedanken um die E-Mail herum investieren. Eine unfertig oder überladene E-Mail wirkt unprofessionell und kostet langfristig Geld.